Wybór właściwej kasy fiskalnej zależy od wielu czynników m.in. dlatego, że kasy fiskalne są urządzeniami kupowanymi najczęściej na 5 lat pracy. Większość kas fiskalnych oferowanych w Polsce ma bowiem pamięć fiskalną zdolną pomieścić 1830 raportów dobowych. Oznacza to, że korzystając z kasy fiskalnej przez 6 dni w tygodniu, bez świąt i przerw wakacyjnych urządzenie fiskalne wystarczy na prawie 6 lat pracy (1830 raporty dobowe / 52 tygodnie w roku / 6 dni w tygodniu = 5,86 lat).
Na jaki czas planowana jest działalność gospodarcza?
Zawsze staramy się dobierać urządzenie do rodzaju prowadzonego biznesu oraz proponować sprawdzone i markowe urządzenia, za jakie uznajemy produkty marki: Novitus i Elzab. Jeżeli jednak działalność gospodarcza planowana jest na krótki okres czasu, model kasy fiskalnej ma mniejsze znaczenie. Nawet jeżeli kasa będzie mocno eksploatowana, powinna mechanicznie wytrzymać okres gwarancji a nawet jeżeli ulegnie uszkodzeniu, naprawa będzie prawdopodobnie nieodpłatna.
Kto będzie pracował na kasie fiskalnej?
Tak, to również ma znaczenie. Kasa fiskalna, którą przekazujemy pracownikowi powinna mieć rozbudowane zabezpieczenia, tak by pracownik miał dostęp jedynie do tych funkcjonalności, które są mu potrzebne. Nie chcemy przecież, by nasz pracownik wykonał bez naszej wiedzy roczny raport sprzedaży, prawda? Z drugiej strony, kupując kasę fiskalną dla siebie warto pomyśleć o wygodnej i prostej pracy urządzenia. Nikt przecież nie lubi się męczyć. Różnica zawsze tkwi w szczególe – w klawiszach szybkiej sprzedaży, prostym menu oraz czytelnych opisach na klawiaturze. Większość osób korzysta aktualnie ze smartfonów wyposażonych w ekrany dotykowe. Dlaczego wg innych kryteriów wybierać narzędzie codziennej pracy, narzędzie które umożliwia zarabianie pieniędzy?
Jakim budżetem dysponujemy na zakup kasy fiskalnej?
Każda kasa fiskalna zawsze jest za droga, nawet jeżeli jest to pierwsze urządzenie fiskalne, na które każdemu podatnikowi przysługuje 90% ulga fiskalna. Aktualnie najtańsze kasy fiskalne (stan na początek 2017 roku) można kupić nawet poniżej 800 zł netto. Najtańsze, nie znaczy że polecane do każdego typu działalności fiskalnej. Większość kas fiskalnych, które są kupowane w Polsce to urządzenia kosztujące ok. 1200-1500 zł netto. Znacznie droższe są kasy fiskalne systemowe, czyli dedykowane do dużych działalności gospodarczej, które łączymy w systemy sprzedaży detalicznej lub drukarki fiskalnej.
A gdyby na cenę kasy fiskalnej spojrzeć inaczej…
Klienci często zwracają uwagę na jednorazowo wydawaną kwotę. Czy kwota 2000 zł netto na zakup markowej kasy fiskalnej to dużo? Wydaje się, że tak, ale … gdyby spojrzeć na to inaczej? Podzielmy kwotę zakupu kasy fiskalnej przez lata i miesiące jej użytkowania. Przy takim sposobie liczenia miesięczny koszt zakupu kasy fiskalnej to tylko niecałe 29 zł netto miesięcznie. Czy to dużo?
Można pokusić się tutaj o dowolną analizę hipotetycznych sytuacji Klienta zawierającą koszty zakupu, użytkowania, serwisowania różnych kas fiskalnych. Każda taka sytuacja zawsze będzie dyskusyjna oraz może zostać uznana za mało rzetelną. Dlatego też temat podsumujemy jedynie retorycznym pytaniem: czy koszty serwisowania lub straty związane z przestojem firmy nie są więcej warte niż 29 zł miesięcznie?
Dlaczego ważny jest dobry serwis kasy fiskalnej?
Większość urządzeń, które kupujemy do firmy mogą być serwisowane w dowolnym punkcie serwisowym. Z kasami fiskalnymi jest jednak trochę inaczej. Domyślnym serwisem dla każdej kasy fiskalnej jest firma, która sprzedała urządzenie. W momencie fiskalizacji każda kasa fiskalna zostaje zgłoszona do właściwego Urzędu Skarbowego oraz przypisana do określonego serwisu (serwisanta kasy). Zmiany są oczywiście możliwe, ale po pierwsze są one kosztowne (większość producentów urządzeń za czynność zmiany serwisu pobiera opłatę manipulacyjną), a po drugie czasochłonne. W razie nagłych problemów właściciel urządzenia kupionego w odległej firmie zmuszony jest oczekiwać na zmianę serwisu. Zmieniając lokalizację firmy, warto wcześniej pomyśleć o zabezpieczeniu się poprzez wcześniejszy wybór lokalnego serwisu. Część firm oferujących kasy fiskalne świadczy również serwis kas fiskalnych w trybie „door-to-door”. Tego typu serwis polecamy firmom, które nie prowadzą codziennej sprzedaży.
Przeczytaj również o zmianie stawek VAT 2020.
