Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą muszą posiadać i prowadzić kasę fiskalną. Jest to urządzenie, które służy do rejestracji i archiwizowania dokonywanych transakcji. Dodatkowo służy do naliczania i wskazania należnego do odprowadzenia podatku dochodowego. Przedsiębiorca poza wystawieniem paragonu fiskalnego potwierdzającego wykonanie operacji - musi wykazywać swoje przychody w księdze przychodów i rozchodów. Kasy fiskalne to urządzenia, które nie mają funkcji wycofania ani naniesienia poprawek na dokonanej już transakcji – czy w związku z tym nie ma możliwości anulowania paragonu, który został już wystawiony? Oczywiście, jest taka możliwość. Ustawodawca zadbał o to, aby zgodnie z prawem dokonać korekty błędnie wystawionego dokumentu.
Jakie są rodzaje popełnianych błędów?
Najczęściej błędy wymagające anulowania paragonu dotyczą:
- daty ewidencji,
- kwoty sprzedaży,
- stawki podatku od towarów i usług,
- liczby towarów lub usług.
Ponadto, mogą się zdarzyć sytuacje, że paragon powinien zostać anulowany z powodu zwrotu towaru przez klienta - bo się rozmyślił, czy też cena nabita na paragon przy kasie okazała się inna niż ta wykazana na półce i ktoś zrezygnował z zakupu. Towar może też być zwrócony z powodu reklamacji. Wszystkie te sytuacje powodują, że zapisane już wcześniej na kasie operacje nie są prawidłowe i nie mogą być podstawą do obliczenia podatku. Co w takim wypadku z wystawionym już paragonem? Musi zostać anulowany.
Sposób na anulowanie paragonu wystawionego na kasie fiskalnej.
Żeby anulowanie paragonu było możliwe, podatnicy oprócz prowadzenia kasy fiskalnej muszą prowadzić dwie ewidencje: ewidencję zwrotów i reklamacji oraz ewidencję oczywistych pomyłek. Nie ma wymogu jak konkretnie mają one wyglądać, przepisy wskazują jedynie jakie informacje muszą się w nich znaleźć. Ewidencje te służą do ręcznego korygowania błędnych danych zapisanych na kasie. Bo właśnie na tym polega anulowanie błędnie wystawionego paragonu – na ręcznym odliczeniu od sprzedaży. Rejestr ewidencji zwrotów i reklamacji służy jak sama nazwa wskazuje do ewidencji reklamacji i zwrotów zakupionych towarów. Natomiast w drugim wymienionym rejestrze uwzględnia się korektę zapisów na kasie fiskalnej, jeśli doszło do jakichkolwiek błędów. W przypadku anulowania paragonu należy do ewidencji pomyłek wpisać wartość brutto i podatek od błędnie zewidencjonowanej sprzedaży oraz podać krótki opis przyczyny i okoliczności błędu. Do tego konieczne i niezbędne jest dołączenie oryginalnego błędnego paragonu. Następnie źle przeprowadzoną ewidencję sprzedaży trzeba koniecznie ponownie, poprawnie nabić na kasę fiskalną i wystawić nowy, właściwy paragon. Potem na podstawie ewidencji pomyłek ujmuje się korektę sprzedaży w księdze przychodów i rozchodów. Nie jest to trudne - po wprowadzeniu całego przychodu za dany okres rozliczeniowy należy wskazać kwotę z błędnego paragonu, np. ze znakiem minus. Można też zaznaczyć ją np. czerwonym kolorem. Do tego wystarczy opis, iż jest to korekta sprzedaży na kasie fiskalnej ze wskazaniem za jaki miesiąc i rok.
A zatem pomimo tego, iż kasa fiskalna jako urządzenie sama w sobie nie ma funkcji wycofania czy korekty wystawionego już paragonu – nie jesteśmy wcale bezradni w przypadku, gdy zajdzie taka konieczność. Przy prawidłowym i dokładnym prowadzeniu ewidencji nie ma żadnego problemu, żeby wykazać prawidłowe obroty, przychody i odprowadzić właściwy podatek. Nie ma co tracić głowy, pomyłka rzecz ludzka – a błędnie wystawiony na kasie fiskalnej paragon możemy w dość prosty sposób anulować i naprawić nasz błąd.
Przeczytaj również o numerze BDO na paragonie fiskalnym.
