Zmiana często napawa ludzi lękiem przed nieznanym. Wyjście ze strefy komfortu nigdy nie jest przyjemne, jednak bez niego postęp jest niemożliwy. Również firmy, działające w szybko przeobrażającym się otoczeniu konkurencyjnym, muszą być otwarte na projektowanie i wdrażanie zmian. Jak powinno wyglądać efektywne zarządzanie zmianami? Odpowiedź znajduje się poniżej.
Zarządzanie zmianą jako proces
Zarządzanie zmianą nie sprowadza się do momentalnego przeobrażenia funkcjonowania organizacji. Powinno być ono odpowiednio zaplanowane i wdrożone na podstawie racjonalnych przesłanek. Odpowiedzialność za sformułowanie kolejnych kroków tego procesu spoczywa na barkach zarządu firmy. To on w oparciu o informacje z zewnątrz, ale też z wewnątrz organizacji daje impuls dla wspomnianych zmian i projektuje sposób ich wprowadzenia. Musi więc być nieustannie czujny na pojawiające się szanse i zagrożenia oraz świadomy mocnych i słabych stron firmy.
Zarządzanie zmianą podjęte zbyt gwałtownie jedynie wzbudzi niepokój oraz chaos, osłabi zaufanie do kadry zarządzającej i nie pozwoli na odnalezienie się w nowej rzeczywistości. W takich realiach nie będzie możliwe również stworzenie poczucia identyfikacji ze zmianą. Dlatego też stopniowe działanie to podstawa. Obejmuje ono wszystkie poziomy funkcjonowania organizacji — od misji, wizji i celu firmy po akty wykonawcze.
Procesowe ujęcie zmiany obejmuje również strukturę samej firmy. Zmiana powinna stopniowo "rozlać się" po całej organizacji, nie wyłączając nikogo — ani kadry kierowniczej, ani pracowników firmy. Tylko wówczas można bowiem zbudować poczucie spójności, celowości i identyfikacji z podejmowanymi zmianami.
Informowanie i kooperacja
Zarówno planowanie, jak i wdrażanie zmian w firmie nie może odbywać się w oderwaniu od rzeczywistych ośrodków jej funkcjonowania — pracowników. To oni stykają się na co dzień z problemami występującymi w organizacji, posiadają opinie na temat sposobów ich rozwiązywania, mają kontakt z klientami i wysłuchują ich sugestii. Stanowią więc nieocenione źródło wiedzy na temat organizacji, mogąc stanowić inspirację do przeprowadzenia zmian w organizacji.
Również etap wdrażania zmian w firmie nie może się obyć bez skutecznego obiegu informacji. Pracownicy stanowią nieodłączny element zarządzania zmianą. Muszą więc:
-
znać motywy przeprowadzenia zmiany,
-
posiadać przekonanie, że przeprowadzenie zmiany jest celowe,
-
posiadać aktualną wiedzę co do kolejnych etapów zarządzania zmianą,
-
podejmować działania składające się na szeroko rozumianą zmianę,
-
raportować o rezultatach podejmowanych zmian, występujących na kolejnych szczeblach,
-
być informowani o ostatecznych rezultatach podjętych działań.
Zarządzanie zmianą a ludzie
Skuteczność zarządzania zmianą w głównej mierze zależy od tego, jak zostanie przyjęta w danej organizacji. O odpowiednim przepływie informacji była już mowa. Warto również uzupełnić go o aspekt psychologiczny zarządzania zmianą.
Mowa o odpowiednim motywowaniu pracowników i okazywaniu im wsparcia w trudnej sytuacji, jaką jest zmiana w firmie. Nie zawsze będą to czynniki materialne. Sprawdzają się one bowiem jedynie do pewnego momentu. Warto więc pamiętać o czynnikach takich jak poczucie celu, identyfikacja z podejmowanymi działaniami, poczucie sprawczości, przynależności i bycia wysłuchanym. Motywować mogą też indywidualne formy gratyfikacji, takie jak inwestycja w rozwój pracownika, publiczna pochwała, czy awans.
Podsumowując
W zarządzaniu zmianą w firmie ważnych jest wiele elementów, składających się na proces obejmujący całą organizację. Powinien on być ustrukturyzowany, będąc jednocześnie otwartym na dialog. Wiele cennych dla skutecznego zarządzania zmianą informacji znajduje się w zasięgu ręki, a dysponują nimi sami pracownicy, znający firmę najlepiej. Warto więc wykorzystać ten potencjał. Również na etapie wdrażania zmiany konieczna jest ścisła współpraca z pracownikami, przy jednoczesnej trosce o ich odpowiednie poinformowanie, dobrostan psychiczny oraz motywację.
