Kasa fiskalna to bardzo ważne urządzenie dokumentujące nasze obroty oraz kwotę należnego podatku. Jej używanie jest więc ściśle związane z procedurami i wymogami. Jednym z naszych obowiązków jest przeprowadzanie regularnych przeglądów technicznych, które powinny odbywać się w określonym przez przepisy terminie. Niezastosowanie się do tego wymogu może wiązać się z sankcjami nałożonymi na właściciela kasy fiskalnej. Przegląd kasy fiskalnej jest więc obowiązkowy, zobaczmy jak prawidłowo go wykonać.
Procedury i terminy związane z przeglądem
Przegląd techniczny kasy fiskalnej powinno wykonywać się nie rzadziej, niż co dwa lata od daty ostatniego przeglądu. W przypadku nowo zakupionej kasy, termin ten jest liczony od daty jej fiskalizacji, czyli jeśli dokonaliśmy fiskalizacji w dniu 1 lipca 2019 roku, to przeglądu należy dokonać maksymalnie do 1 lipca 2021 roku. Jeśli wykonamy go np. 28 czerwca 2021 roku, to kolejny termin upływa 28 czerwca 2023 roku.
Przeglądu można dokonywać w ściśle wyznaczonych serwisach głównych: u producenta danego rodzaju kas, w podmiocie nabywającym lub importującym kasy danego rodzaju na terenie Unii Europejskiej, a także w podmiocie, któremu przekazano przeprowadzanie serwisu kas na podstawie umowy. Można tego dokonać również w podmiocie prowadzącym serwis kas, który posiada autoryzację serwisu głównego.
W zakres przeglądu kasy fiskalnej wchodzą:
-
sprawdzenie stanu plomb - powinny być one zgodne z zapisem w dokumentacji serwisu oraz książce serwisowej;
-
sprawdzenie czytelności paragonów fiskalnych, które są drukowane przez kasę;
-
sprawdzenie stanu obudowy kasy fiskalnej;
-
sprawdzenie ogólnego działania kasy;
-
sprawdzenie programu pracy, programu archiwizacyjnego oraz jego wersji - tak samo, jak w przypadku plomb, programy powinny być zgodne z zapisami w książce serwisowej i z dokumentacją serwisową;
-
sprawdzenie działania wyświetlacza od strony klienta;
-
sprawdzenie działania wyświetlacza dla obsługi;
-
sprawdzenie stanu modułu zasilania awaryjnego;
-
sprawdzenie modułu fiskalnego
-
sprawdzenie stanu pamięci fiskalnej;
-
sprawdzenie modułu kopii elektronicznej (jeżeli dana kasa fiskalna go posiada);
-
sprawdzenie stanu klawiatury;
-
sprawdzenie stanu numeru ewidencyjnego;
-
sprawdzenie mechanizmu drukującego.
Przegląd kasy fiskalnej - co w przypadku zawieszenia działalności lub wymiany modułu?
Jeśli zawiesiliśmy działalność, co jest możliwe na okres maksymalnie 24 miesięcy, to może nam się wydawać, że jest to również związane z brakiem obowiązku dokonania przeglądu. Tak jednak nie jest, jeśli nie zlikwidowaliśmy kasy fiskalnej, to wciąż mamy obowiązek dokonywania w czasie zawieszenia terminowych przeglądów. Z kolei sytuacja, w której musieliśmy dokonać wymiany modułu fiskalnego kasy, a następnie dokonać ponownie jej fiskalizacji, przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego kasy. Kolejny powinien nastąpić w ciągu dwóch lat od daty wymiany modułu.
Co nam grozi za brak przeglądu?
Od października 2018 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące przeglądów kas, które znacznie zaostrzyły kary za niewywiązanie się z tego obowiązku. Za brak przeglądu w terminie wciąż grozi nam utrata prawa do ulgi za zakup kasy, która może wynosić nawet do 700 złotych. Jeśli więc odliczyliśmy sobie jakąś kwotę po zakupie kasy, a nie wykonaliśmy przeglądu, będziemy musieli ją zwrócić. Nowelizacja ustawy nakłada na nas dodatkowe 300 złotych kary. Nie jesteśmy w stanie jej uniknąć, kara jest naliczana automatycznie w momencie, gdy minął obowiązujący nas termin. Jest to możliwe dzięki wprowadzeniu nowych obowiązków dla serwisów, które dokonują przeglądów. Do 15. dnia każdego miesiąca muszą one składać do urzędów skarbowych raporty dotyczące przeglądów konkretnych kas dokonanych w poprzednim miesiącu. Urzędy będą więc od razu wiedziały, że nie dokonaliśmy przeglądu w terminie. Powinien on zostać udokumentowany w książce kasy oraz w rejestrze zdarzeń kasy systemu CRK.
Przeczytaj również na temat numeru BDO na paragonie.
